Les gorges se nouent à sa mention, les mains tremblent d’appréhension et l’amie procrastination vient rapidement à votre secours lorsqu’elle est évoquée. La lettre administrative représente l’un des cauchemars de notre époque. Et parce qu’avec l’informatisation de tout le système, chaque citoyen.ne a la charge de ses propres affaires avec les différentes institutions, savoir rédiger une lettre administrative peut rapidement devenir source d’angoisse. Lumière sur un papier au contenu formel et rigoureux.

La lettre administrative : késako ?

Quel que soit votre statut, votre métier, votre classe sociale ou votre genre, nous sommes tous amenés au moins une fois à rédiger une lettre administrative. Contester une amende, contacter le service des finances publiques, répondre à une lettre officielle, résilier un abonnement ou un bail… les raisons sont aussi multiples qu’il existe de formes de lettres administratives.

Et pour le coup, il en existe de nombreuses ! Voici quelques exemples :

• La lettre administrative qui informe/ notifie ;
• La lettre administrative qui sollicite (lettre de motivation*) ;
• La lettre administrative qui réfute/ conteste (une contravention par exemple) ;
• La lettre qui relate/ explique/ argumente (en cas de litige, pour se défendre) ;
• La lettre qui réclame (des dommages et intérêts par exemple) ;
• Une lettre qui résilie/ un préavis (un bail, un contrat de travail, un abonnement…etc.).

*Le saviez-vous ?

La lettre de motivation pour un poste administratif est considérée comme une lettre administrative.

Les usages de la lettre administrative

Si la lettre administrative fait froid dans le dos, c’est aussi et surtout car elle contient un nombre incalculable de normes et d’usages à appliquer. Parmi les principes à appliquer, l’on retrouve notamment :

• La présence d’une entête (comprenant vos coordonnées/ celles du destinataire et l’objet de la lettre).

• Un contenu clair, précis, formel (on évite l’humour et on tient à distance ses émotions) ;

• Un langage clair et adapté (il n’est pas question ici d’écrire à un.e vieil.le ami.e !) ;

• Présence des formules de politesse à la fin (oui, celles-là mêmes que l’on redoute toujours… ) ;

• Une signature (votre lettre administrative doit toujours contenir votre signature !)

Les différences entre lettre virtuelle et lettre papier

Avec la virtualisation de nombreuses démarches, toute la partie procédurière et réglementée qu’impose la lettre administrative a tendance à s’estomper. Cependant, que ce soit par courrier électronique, messagerie interposée ou lettre papier, certaines formulations sont d’usage – même si allégées.

« Madame, Monsieur,

Par la présente, je viens vous faire part de… »

-> Deviendra :

« Madame, Monsieur,

Je viens à vous aujourd’hui concernant… »         

À propos des formules de courtoisie, elles sont elles aussi allégées :

«  Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de ma considération distinguée. »

-> Deviendra :

« Bien cordialement, »

« Respectueuses salutations, »

Des formules plus légères qui respectent néanmoins les particularités d’une lettre administrative.

Faire appel à un.e écrivain.e public pour la rédaction

Les écrivain.e.s public s’occupent de la rédaction de lettres administratives depuis des siècles (pour plus d’informations, plongez sur les pas du métier d’écrivain public). Si certaines formulations ont évolué au fil du temps, la profession a su s’adapter pour toujours répondre aux besoins des gens de tous les horizons.

Aussi n’hésitez pas à faire appel à l’un.e d’eux.

Vous pouvez retrouver les services que je propose avec le détail de ma façon de travailler, ainsi que mes tarifs.

Enfin, pour toute demande, vous pouvez me contacter directement via le formulaire de contact.

Restant à votre disposition et écoute, « je vous prie de croire, Madame, Monsieur, en l’expression de mes sincères salutations » !