Qu’il s’agisse d’un courrier administratif, d’un mail professionnel ou d’une lettre de motivation, certaines formules de courtoisie sont nécessaires. La langue française est si riche qu’il est parfois difficile de bien savoir où placer quoi. Voici un petit rappel qui permettra d’embellir vos lettres, courriers et mails !

Le concept de courtoisie

Le concept de courtoisie est de nos jours essentiel dans les relations professionnelles ou administratives. Outre les valeurs de sa marque ou de son entreprise, il s’agit surtout de rester professionnel. Le professionnalisme s’exprime notamment grâce à des formulations de courtoisie – mais cela ne signifie pas qu’il faut se laisser marcher sur les pieds !

Ainsi, les formules de courtoisie, ou dites de politesse sont un véritable atout qui mettent en valeur de manière discrète le contenu de votre courrier, de votre lettre, ou de votre mail. Plus généralement, les formules de politesse sont :

• Le témoignage d’un respect porté au destinataire ;
• L’affirmation de votre professionnalisme ;
• La révélation de savoir-vivre et d’altruisme ;
• La mise en avant de votre sérieux et/ou votre motivation ;
• La marque de votre crédibilité.

Détail qui fait donc toute la différence, il est important de ne pas les oublier !

Les formules d’introduction

Il n’en existe pas trois cents différentes. Pourtant, ces simples détails permettent de faire la différence au début de votre courrier ou lettre.

En premier lieu, il est important de vérifier l’exactitude des adresses, noms et prénoms, nom de société… etc. du destinataire et de l’expéditeur. Une faute de frappe est vite arrivée.

Dans un second temps, la formule « à l’attention de » placée avant les coordonnées du destinataire permet de marquer une attention portée audit destinataire. C’est une marque de respect supplémentaire. Dans un courrier papier, cette formulation se place au-dessus des coordonnées du destinataire, paragraphe qui est aligné à droite. Dans un mail, cette formulation se place au tout début de celui-ci.

Les formules d’appel

Dans la continuité du courrier, de la lettre ou du mail que vous rédigez, les formules d’appel tiennent également un rôle important.

Formules d’appel pour les lettres et courriers administratifs :

• « Madame » ou « Monsieur » : si vous connaissez l’identité du destinataire ;
• « Madame, Monsieur » : lorsque l’identité du destinataire est inconnue ;
• « Madame/ Monsieur le Préfet, le Juge/ Le Proviseur… » : lorsque vous écrivez à une personne à son poste exact.

NB : les postes comme Juge, Préfet, Ministre…etc. prennent tous une majuscule.

Formules d’appel pour un papier professionnel :

• « Madame X » ou « Monsieur X » : marque une forme d’attention et de respect. Votre client ou collègue n’est pas n’importe qui pour vous.
• Le prénom de votre client/ collègue : s’il est entendu avec elle/lui que vous communiquiez ainsi.

Formules d’appel pour les démarches par mails :

• « Madame » ou « Monsieur » : si vous connaissez l’identité du destinataire ;
• « Madame, Monsieur » : lorsque l’identité du destinataire est inconnue ;
• « Madame + nom » ou « Monsieur + nom » : si vous connaissez son nom et que le mail concerne une personne en charge d’un service et non une institution.

Les formules de conclusion

Les formules de conclusion d’une lettre ou d’un courrier professionnel ou administratif se bousculent au portillon. Voici les principales qu’il est possible d’utiliser :

Formules de conclusion pour les lettres et courriers administratifs :

• « Je vous prie d’agréer » / « Veuillez agréer » / « Je vous prie de croire » ;
• Reprendre la formule d’appel « Madame, Monsieur » : appliquée au début de la lettre (cela accentue la cohérence et donc la crédibilité de votre écrit) ;
• « Mes salutations distinguées »/ « mes meilleures salutations »/ « à l’expression de mes meilleurs sentiments ».

NB : il est possible d’exprimer des sentiments, pas des salutations. Attention à ne pas les  mélanger !

Formules de conclusion pour un papier professionnel :

• « Dans l’attente de votre réponse » / « Veuillez recevoir… »/ « Me tenant à disposition pour un entretien » ;
• Reprendre la formule d’appel « Madame, Monsieur » : appliquée au début du papier ;

Formules de conclusion pour les démarches par mail :

•  « Cordialement, » / « Meilleures salutations » / « Bien sincèrement, »

 

En bonus !

Avec le verbe « croire », on n’utilise pas « en » mais « à » ! Distinguer « croire en » (quelqu’un) et « croire à » (quelque chose).

« Bien cordialement » peut s’utiliser comme formule de conclusion par mail, si vous connaissez déjà votre interlocuteur.

Les formules de courtoisie sont nécessaires, y compris dans des papiers/ lettres/ courriers peu agréables comme la réclamation, une lettre de relance ou une contestation.

Et c’est l’une des nombreuses subtilités des domaines administratifs et professionnels…

C’est pourquoi il est possible de faire appel à une écrivain public pour vous aider à rédiger vos courriers administratifs, parmi de nombreux services proposés.

Vous pouvez également me soumettre vos projets via le formulaire de contact ; je suis à votre écoute !